Todoist: Mein Workflow und wie ich alle Aufgaben im Blick behalte Todoist: Mein Workflow und wie ich alle Aufgaben im Blick behalte
Vor wenigen Wochen hatte ich angekündigt, dass ich dir zeige, warum Todoist das für mich beste Aufgaben-Tool ist. Ebenso zeige ich dir meinem Workflow... Todoist: Mein Workflow und wie ich alle Aufgaben im Blick behalte

Vor wenigen Wochen hatte ich angekündigt, dass ich dir zeige, warum Todoist das für mich beste Aufgaben-Tool ist. Ebenso zeige ich dir meinem Workflow und wie ich das Tool nutze.

Um anstehende Aufgaben privat und geschäftlich verwalten zu können, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten – auch gibt es verschiedene Tools. Die bekanntesten Tools zur Verwaltung von Aufgaben sind hierbei Wunderlist, Any.do sowie Todoist. Seitdem ich in meinem Beruf im Aussendienst sehr viele Aufgaben und Projekte zeitgleich koordinieren muss, wurde es irgendwann unabdingbar auf ein Tool zu setzen, welches mir hilft, alles im Kopf zu behalten.

Während ich in der Anfangszeit die kostenlose Variante von Wunderlist prima ausreichte, musste ich aufgrund der Funktionsumfanges irgendwann auf ein anderes Tool wechseln. Seit gut einem Monat setze ich nun auf (den) Todoist. Warum es in meinem Augen, das derzeit beste Tool (für mich) ist, zeige ich dir jetzt.

Warum fiel meine Wahl auf Todoist?

Besonders Personen mit einem großen Aufgabenpensum oder Geschäftsleute werden auf kurz oder lang nicht ohne einen Aufgabenplaner auskommen. Während ich zuerst auf Wunderlist gesetzt habe und voralllem mit dem kostenlose Funktionsumfang recht zufrieden war, hatte ich den Wunsch zu wechseln. Auch war mit die Optik von Wunderlist immer ein Dorn im Auge. Da ist die schlichte und moderne Optik von Todoist sehr willkommen. Man fokussiert sich auf das wichtigste, und das sind nun mal die Aufgaben – und nicht die Verwaltung der Aufgaben. Außerdem bietet es in meinen Augen die beste Mischung zwischen Funktionalität und den Kosten.

Er bietet einem alle wichtige Funktionen wie die Verwaltung der Aufgaben, der Zusammenarbeit im Team oder mehreren Mitarbeitern, erstellt Erinnerungen, man kann Fälligkeitsdaten hinterlegen und kann Aufgaben nach Prioritäten sortieren. Ebenso lassen sich Tags oder Etiketten hinterlegen, was ich aber noch nicht benutze. Der Todoist ist nicht nur auf allen wichtigen Plattformen (außer Windows Phone) erhältlich, sondern läuft auch unter der Weboberfläche sehr stabil und synchronisiert sehr schnell.

Du musst Ordnung schaffen und halten – Mein Workflow!

Gerade in meinem Beruf als Aussendienst-Mitarbeiter sowie meiner Blogger-Tätigkeit, gibt es auch noch ein paar private Sachen, die man nicht aus den Augen verlieren sollte. Daher ist es wichtig, dass man sich für alle Bereiche „Projekte“ anlegt und diese ordentlich beschriftet. Alle Dinge werden aufgeschrieben und in die entsprechende Bereiche einsortiert. Ich habe für meinem Teil daher die Bereiche „Berufliches“, „Privat“, „Blog“ und „Später“ erstellt.

In Berufliches habe unter anderen Kunden (mit Kürzeln aufgrund von Datenschutz) sowie geplante Vorgänge und Dinge die ich für diese aktuell noch zu erledigen habe – schön ausführlich aufgeschrieben. Im Bereich von „Privates“ kommt alles rein, was nicht mit meinem „Blog“ oder mit meiner Arbeit zu tun hat. So stellt der „Zusammenzug“ mit meiner Freundin ein eigenes Unterprojekt da. Hier habe ich mir notiert, welche Sachen noch alles erledigt werden muss, damit dem Glück nichts mehr im Wege steht. Unter Blog sammle ich Artikel-Ideen und ob vielleicht Sachen erledigt werden müssen.

Mein Ziel ist es, für jedes Projekt oder Unterprojekt viele Aufgaben anzulegen, um nichts zu vergessen oder alles zu beachten. Wenn ich jetzt ein Projekt habe, welches nicht viele Unterpunkte hat, dann lasse ich dies auch mal gerne im Ordner privat als eigene Aufgabe. Wenn gewisse Aufgaben bis zu einem Stichtag erledigt werden müssen, trage ich das Datum ein und vergebe eine Wichtigkeit. Die Fälligkeitsdaten geben dir Aufschluss, bis wann eine Arbeit erledigt sein muss. Hierbei hilft mir die Übersicht von „Heute“ sowie „nächste 7 Tage“

Damit ich den Überblick behalte, versuche ich nur eine Aufgabe mit der höchsten Priorität 1 zu vergeben und dann abgestuft in 2 und so weiter. Haben Aufgaben keine Dinglichkeit und müssen an keinem Datum erledigt werden, lasse ich diese einfach ohne alles. Der Tag ist und Zeit hast du meistens keine. Entscheide also sofort bei der Eintragung, wie wichtig diese Aufgabe ist und bis wann diese erledigt sein muss. Der Todoist zeigt die dann sofort an, welche Aufgabe eine höhere Priorisierung hat und was damit gleich als erstes Erledigt werden muss. So vergisst man keine Aufgabe.

Karma-Punkte – die motivierende Funktion

Eine lange Zeit habe ich Any.do oder Wunderlist ausprobiert, kann aber sagen, dass eine Funktion mich unglaublich begeistert, obwohl sie extrem einfach ist.

Todoist bietet ein Karma-System, eine Art Punktsystem für das Anlegen und abarbeiten der Aufgaben. Pro abgearbeitete Aufgabe gibt es Punkte, um in höhere Level aufzusteigen, muss man diese abhaken. Eigentlich recht simpel, aber dennoch effektiv um seine Produktivität nach oben zu fahren.. Aber so trägt man sich Aufgaben genauer ein, das hilft um diese im Kopf zu behalten und um Aufgaben genauer zu bearbeiten.

Mittlerweile bin ich auf der Jagd nach Punkten, auch wenn das an einem Tag nur mehr oder weniger bedingt funktioniert. Ich will aufsteigen, das ist klar, einfach auch, damit ich den Alltag besser planen und abarbeiten kan.

Todoist Premium – brauche ich das wirklich?

Für Privatpersonen oder Nutzer, die den Todoist geschäftlich nutzen, würden mit der Free-Varianten auskommen. Man kann also schon die kostenlose Variante nutzen, um effektiv zu arbeiten! Allerdings ist die Premium-Variante mit ein paar Funktionen gespickt, die auch nicht ohne sind.

So bekommt man über Todoist Premium eine Aufgabensuche, die es möglich macht, Aufgaben zu durchsuchen. Wenn man das ordentlich einsortiert, weiß man wo man welche Aufgaben findet, jedoch hab ich diese Funktion schon das ein oder andere mal genutzt. Ebenso ist es mit der kostenpflichtigen Variante möglich, Anhänge und Notizen anzuhängen. Vielleicht eine Einladung, eine PDF oder weitere Dateien. Weitere Details sagt das folgendes Bild:

Was kostet Todoist Premium?

Todoist Free ist bekanntlich kostenfrei nutzbar. Klar mit dem oben genannten Einschränkungen. Jedoch ist auch die kostenpflichtige Premium Variante von Todoist recht günstig. Nur 23 Euro im Jahr möchte man dafür haben, die ich schon teilweise extrem gut heißen kann. Für den Funktionsumfang, den man hier bekommt, sind 23 Euro echt nicht viel Geld. Ich kann es also nur empfehlen.

 

Fazit: Todoist Free und Todoist Premium

Mit dem Todoist ist es mir möglich, effektiv, schnell und genau meine Aufgaben zu planen und umzusetzen. Durch das Karma-System werde ich dafür belohnt, wenn ich Aufgaben detailliert aufschreibe und dann abarbeite. So produktiv war ich schon lange nicht mehr und ich kann fast nicht mehr ohne. Die Synchronisation funktioniert auf allen Plattformen sehr gut und schnell. Wer mag kann sich die entsprechende App herunterladen, das ganze im Browser benutzen oder gar per Desktop-App. Ebenso ist es möglich Aufgaben per Email in den Dienst zu senden, was ich auf Arbeit sehr gerne mache.

Für meinen Umfang der App könnte ich zwar nur die kostenlose Variante zu nutzen, aber die Premium-Funktion sind nur für 23 Euro erhältlich, daher kann man da auch mal en Auge zu drücken, weil man deutlich produktiver arbeitet. Noch nie war ich so Effektiv bei der Arbeit und im privaten Bereich!

Mehr Informationen zum TODOIST→

Welchen Dienst nutzt du für die Aufgabenerstellung? Was ist deine Empfehlung oder was ist für dich der Dienst der Dinge?

  • Ich nutze Trello, dabei hatte ich allerdings Glück und habe noch den Kalender in der kostenlosen Variante. Das funktioniert fuer mich ganz gut. Ich plane damit allerdings hauptsaechlich das teilen meiner Blogposts, damit ich nicht zu oft in Gruppen poste, oder Ideen von Blogposts usw. Fuer ein kostenloses Programm finde ich es sehr gut. Privat nutzen mein Mann und ich Cozi (Familienplaner) premium, damit kann man Einkaufslisten erstellen, Menues planen, Rezepte speichern, Tod do listen erstellen, Geburstage im Kalender usw. Damit bin ich auch ziemlich zu frieden. Das mit Todist, schaut aber auch sehr interessant aus, das muss ich mir mal genauer anschauen. Danke fuer den Tipp.